第一章 总 则
第一条 为加强档案管理，充分发挥档案的史料性作用，根据《公司章程》有关规定，特制定本制度。
第二条 各部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。
第三条 办公室工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。
第二章 档案管理制度及职责
第四条 公司档案实行统一管理，分工负责。办公室负责档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。
第五条 办公室档案管理工作的职责：
（一）贯彻执行档案工作的各项有缘法律法规和规章制度；
（二）负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作；
（三）负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；
（四）严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。
第六条 各部门档案管理工作职责：及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年3月底前将对外文件档案交至办公室存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。
第三章 档案管理
第七条 各部门应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，是材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的对外文件档案移交办公室。
第八条 办公室的档案管理人员对各部门送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。
第九条 规范档案、材料的借阅流程。
第十条 检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。发生下列情况，要及时进行核查，并进行补救：
（一）突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；
（二）对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；
（三）发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。
第十一条 各部门以公司名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交办公室存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受办公室的检查、指导。
第四章 文件材料的立卷归档
第十二条 按照《文件材料的立卷归档》，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。
第十三条 档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。
第十四条 归档案卷的种类：收文，发文，参考资料案卷，规章制度案卷，重大会议（活动）案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、审计检查案卷、公司组织相关案卷，各部门活动案卷等。
第十五条 归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。
第十六条 立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成后3天存档；事件结束后15天交至办公室档案室。
第五章 档案的保管期限、鉴定和销毁
第十七条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
第十八条 对保管期满的档案，由总经理和有关业务部门审查、鉴定后，提出存毁意见。
第十九条 档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经总经理批准后，指派专人监销。由监督人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。
第六章 档案的移交
第二十条 案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。
第二十一条 各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交办公室。
第七章 附 则
第二十二条 本办法由公司董事会负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起执行。
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