分享干货!合同和档案如何管?(分享干货!合同和档案如何管理)

在日常办公中,面临堆积如山的合同档案,如何才能整理得清清楚楚,明明白白,最为关键之处在于,指望公司层面可以给你资金或者资源方面的支持,一般来讲很难。

纸质合同梳理

整理合同档案过程中要做的第一步是纸质合同的梳理工作,这一步也是最为耗费时间精力的。需要检查所有合同是否有丢失页?合同盖章以及骑缝章是否齐全?合同审批手续是否齐全?是否有补充协议等?。检查的过程也就是梳理过程,在此期间,需要将合同按照日常业务进行归集分类,推荐一个分类:材料类、工程类、行政类、服务类、安监类等。

分类完毕的合同,按照类别装入对应的文件册,一个类别一本,如果量比较大,可以使用加厚版文件册,一个年度为一册,后期查询起来也是非常的方便。

此外在梳理的过程中需要注意区分框架合同与非框架合同,以及框架合同每一次的执行手续,确保所有原始档案的完备性。

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合同文件

电子化

其次,就是所有纸质合同档案的电子化。这是一个大活,不推荐使用平板扫描仪,因为效率比较低,推荐使用专业的连续扫描仪,提高日常工作效率,如果条件不允许,其实大多数市面常见的激光打印机都可以连续扫描。

推荐扫描为高清模式,存储为PDF格式,一份完整的合同存储为一个PDF文件。然后使用页面的OCR识别工具,将合同中的文本内容进行读取,最大的好处,一是后期查询条款内容方便,二是便于后期复制粘贴该PDF文件中的内容。至于PDF工具的选择,本文不便推荐,网上主流的软件比较多,大家可以自行选择使用。

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市面常见一体机

命名规则

再次,就是文件命名的注意事项。推荐一个多年总结的规律,无保留分享,6级合同命名:类目-签署日期-合同概况-供应商-金额-合同编号。举一个范例:采购-20221020-某某物资-某某公司-某某金额-ABXX。

因为人的记忆力是有限的,一般来讲,一份合同的关键信息基本是以上了,提取作为文件名是最为合适不过了,有人讲名字太长了,实则不然,关键的字段信息越多,后期查询才越方便,前提是规则必须建立与统一。

合同台账

最后,就是合同台账的建立,这是最为关键的一个环节,实现合同从流程到纸质,从电子到数据库式的管理。合同台账建立是一项比较繁琐的工作,如果是市面常见的中小企业,大多数没有实现系统化管理,那么就需要依赖于Excel管理,已经实现系统化管理的企业不是本文讨论的范畴。

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海量数据

其实无论是系统化管理还是表格化管理,前提是必须懂业务的大BOSS来主持该项工作,才能够站到最顶层思维去看待全盘,并有足够的权力可以实现业务流的衔接。简而言之,需要充分调研需求,确保所有核心字段都被纳入,再搭建初步的框架模板,再来衔接前文我们所说的电子化合同与合同台账的数据关联,最后确定相关编辑与查询权限。

如果在Excel中实现,看起来过程很漫长,其实对于有经验的职业经理人来讲都不在话下;而系统化最核心的本质就是Excel数据库 线上审批流及系统间勾稽三合一。对于中小企业,因为多数这个阶段的企业,不愿意在这些管理事务上去花钱,若能够实现合同台账Excel科学管理就已经是迈出了一大步,后期随着企业发展,因为之前已经打了好基础,实现系统化转型的成本将大大降低。

档案管理思路

本文以合同台账为例,其实对于中小企业的其他档案,亦是如此,关键在于我们给大家整理的思路:1、梳理原始档案,2、纸质档案电子化,3、电子档案库名称类别建立,4、档案台账建立健全,5、以上线下线上档案的动态管理,这是最为关键的。

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