内控问卷调查模板 (业务内控-合同管理)(内控问卷调查表)

合同订立方面

1、企业是否审查调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件,必要时,可通过发证机关查询证书的真实性和合法性,关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内,在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当

2、企业是否取得调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息,分析其获利能力、偿债能力和营运能力,评估其财务风险和信用状况,并在合同履行过程中持续关注其资信变化,建立和及时更新合同对方的商业信用档案

3、企业是否对调查对象进行现场调查,实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营状况,分析其合同履约能力

4、企业是否与调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门沟通,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况

5、企业在谈判前是否收集谈判对手资料,充分熟悉谈判对手情况,做到知己知彼;研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息,正确制定本企业谈判策略

6、企业是否关注合同核心内容、条款和关键细节,具体包括合同标的的数量、质量或技术标准,合同价格的确定方式与支付方式,履约期限和方式,违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等

7、是否影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,是否组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,充分发挥团队智慧,及时总结谈判过程中的得失、研究确定下一步谈判策略

8、必要时是否聘请外部专家参与相关工作,并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况

9、企业是否加强保密工作,严格责任追究制度

10、对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,是否予以记录并妥善保存,作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据

11、企业对外发生的经济行为,除即时结清方式外,是否签订书面合同

12、企业是否严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系,保证其协调一致;考虑合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据,确保完成具体业务经营目标

13、合同文本是否由业务承办部门起草,法律部门审核

14、重大合同或法律关系复杂的特殊合同是否由法律部门参与起草

15、企业是否通过统一归口管理和授权审批制度,严格合同管理,防止通过化整为零等方式故意规避招标等合同管理规定的做法、杜绝越权行为

16、由签约对方起草的合同,企业是否认真审查,确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见,特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目,如不存在其他约定事项,应注明“此项空白”或“无其他约定事项”,防止合同后续被篡改

17、国家或行业有合同示范文本的,是否可优先选用

18、对涉及权利与义务关系的条款是否进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改

19、合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,是否履行相应程序

20、审核人员是否对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核,关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合企业的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利与义务、违约责任和争议解决条款是否明确等

21、企业是否建立了会审制度,对影响重大或法律关系复杂的合同文本,组织财会部门、内部审计部门、法律部门和其他业务相关部门进行审核,相关部门应当认真履行职责

22、企业是否能够慎重对待审核意见,认真分析研究,对审核意见准确无误地加以记录,必要时对合同条款作出修改并再次提交审核

23、正式对外订立的合同是否由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章

24、授权签署合同的,是否签署授权委托书

25、企业是否建立了严格的合同专用章保管制度,合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后方可加盖合同专用章

26、对于一般性合同,是否由相关业务部门的合同经办人持签署后的合同到合同专用章管理部门办理用印手续

27、重大合同的用印,是否由合同专用章保管人持印章到合同签署现场用印,用印后保管人立即将合同专用章收回,并按要求妥善保管以防止他人滥用

28、保管人是否记录合同专用章使用情况以备查,如果发生合同专用章遗失或被盗现象,立即报告公司负责人并采取妥善措施,如向公安机关报案、登记声明作废等,以最大限度地消除可能带来的负面影响

29、企业是否能够采取恰当措施,防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档格式等

30、按照国家有关法律、行政法规规定,需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同,企业是否能够及时按规定办理相关手续

合同履行方面

31、企业是否强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,全面适当执行本企业义务,敦促对方积极执行合同,确保合同全面有效履行

32、企业是否对合同对方的合同履行情况实施有效监控,企业的业务部门和经办人员应对其承办的合同,从订立到履行终结进行全过程跟踪监控管理,一旦发现有违约可能或违约行为,必须及时提示风险,并立即采取相应措施,避免合同损失的发生或扩大,将违约损失降到最低

33、对于合同没有约定或约定不明确的内容,是否通过双方协商一致对原有合同进行补充;无法达成补充协议的,按照国家相关法律法规、合同有关条款或交易习惯确定

34、对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同,是否按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜

35、合同变更和解除是否采用书面形式,严禁在原合同文本上涂改、添加,变更后的合同视同新合同,须履行相应的合同管理流程

36、对方当事人提出中止、转让、解除合同,造成企业经济损失的,是否向对方当事人书面提出索赔

37、企业是否加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,依据国家法律相关规定,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告

38、合同纠纷经协商一致的,双方是否签订书面协议

39、合同纠纷经协商无法解决的,是否根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决

40、企业内部授权处理纠纷的,是否签署授权委托书,纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺

41、财会部门是否在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款

42、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门是否有权拒绝付款,并及时向企业有关负责人报告

43、合同管理部门是否加强合同登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况,合同终结应及时办理销号和归档手续

44、企业是否建立了合同文本统一分类和连续编号制度,以防止或及早发现合同文本的遗失

45、企业是否加强合同信息安全保密工作,未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密

46、企业是否规范合同管理人员职责、明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求,实施合同管理的责任追究制度,对合同保管情况实施定期和不定期的检查

合同评估方面

47、企业是否建立了合同履行情况评估制度,并至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,发现不足及时加以改进

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