今日目标:
10个技巧,展现项目管理能力
要在Excel中,展现自己的项目管理能力?应该学好哪个技能?
1- 函数公式
2- 透视表
3- Power Query
4- VBA
请选择!
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答案是,都不对!
项目管理的关键是协作,项目管理的能力,重点要看协作同事的反馈和评价,让他们感受到你的管理。
你写的那些公式他们都看不懂,不仅无法展现项目管理能力,而且还有可能给协作带来了阻碍。
你肯定经常遇到这样的麻烦:
1- 公式怎么出错了?我只是插入了一行而已。
2- 这么多工作表,我要看哪一个?每个的作用是什么?
3- 这一列数据应该填什么?
4- 这么多数据,哪个是最新的?
今天这篇文章,跟大家分享10个实用的表格设计技巧。让你的项目管理表格,在协作过程中,使用起来更加流畅。让领导看到你的表格,就感受到专业!
本文内容,源自油管视频总结,感谢原文作者Jeff的分享。
有条件的同学,可以点击下面的链接,观看原视频,获得更多干货!
原文链接:https://www.youtube.com/watch?v=fTIupIVKbEM
原文作者:Jeff
1- 多用在线文档
现在的表格使用场景,已经不是找一个办公桌,正襟危坐的打开电脑,查看Excel表格了。更多的使用场景,是在手机上进行移动办公。
把表格放在【在线协作平台】,手机和电脑可以同步浏览,适应更多的使用场景。
同时,在线协作平台,可以多人同时编辑文档,你可以清楚的看到文档的更新记录。协同效率大幅度的提升。
目前国内,常用的在线文档有:石墨文档、腾讯文档、语雀、飞书、金山文档等等。
大家如果感兴趣,后面我们再写一篇文章,对比一下这几个文档。
2- 添加表格说明
在每个工作表的顶部,添加说明,描述当前工作表的作用。让任何人都能看懂这一页要干什么。
这些说明就像是高速公路上的指示牌一样,让读者可以清楚的在各个工作表之间切换、浏览。
比如下面的表格,Note的大致意思是:
注意:项目相关人员信息概览(实时更新)。
3- 添加截止日期
同事没有及时给你更新数据,而且你恰好忘记告诉他截止日期,这个时候的工作会变的非常被动,比如:
你当时又没说截止时间,现在有着急催,我手上一大堆工作呢!最早也得到下周一更新给你了!
提前在工作表里,备注上项目的截止日期,并通过口头或者邮件的形式,重点提醒截止时间,后续推进工作时,会变的非常顺畅。
比如下表中的提示是:
提报截止日期:4/1
4- 定位具体表格
我非常讨厌的一种表格,工作表特别多,打开之后找不到自己需要的数据,要每个工作表都仔细的浏览一遍,非常耗费时间。
发送给别人,在需要别人看的那一个sheet中,按下Ctrl S保存文件。
这样,别人再打开的时候,默认就是他需要看的sheet,不用自己去翻阅,节省时间、提升效率。
如果你用的是在线写作文档,很多在线协作文档,在分享时,是可以分享具体工作表的链接的,这样领导可以直接点到工作表中去,而不是工作簿的第1个sheet。
5- 添加字段说明
表格中数据列非常多的时候,要弄明白每一列的含义,应该如何填写数据,也是让人很苦恼的事情。
在标题下面,备注上字段的含义,或者在第2行中添加填写示例,既可以让读者感受到更好的填写体验,同时也可以规范好原始数据,避免错误数据的产生。
6- 使用数据验证
别指望同事能按照示例数据准确的填写,总会存在误差的。
学会使用数据验证功能,给表格添加上下拉列表。直接鼠标点选就可以录入数据;如果填写的数据不在列表中,则会提示输入错误。
– 既提高了数据录入的效率。
– 同时可以避免错误数据的录入。
7- 公式汇总少用数字
在做权重计算、比例计算时,把权重、比例数据写在公式里,是非常不明智的做法。当权重发生变化时,想要找出哪些单元格使用了权重计算,就会让你发疯的。
尽量不要把比例、权重,这些【参数数据】写在公式里,而是写在单元格里,然后在公式中去引用这些数据。后续修改权重数据,只要修改单元格内容,就可以一步到位,更新所有的数据。
8- 不要在原始数据里写公式
不要在原始数据里更新数据,或者写公式做其他的计算,这样很容易弄坏原始数据。
原始数据一旦出错,后面的统计分析全部都是错的;同时排查数据错误,是一个时间黑洞,轻易不要尝试。
如果你在使用Google sheet,可以把原始数据保存到单独的工作表,然后使用importrange函数,轻松的导入过来。
9- 添加说明页
给整个表格文件,添加一个【说明页】,或者叫做【目录】,让领导能够快速了解每个工作表的作用,掌握文档的信息结构。
比如下面的工作表【说明页】包含了几个信息:
– instructions,文档说明。
– glossary,术语解释。
– relevant files,相关文件链接。
10- 添加原始数据表
添加一个原始数据页,不要在这个sheet里做任何计算,只是用来记录数据。
后续需要统计分析时,使用公式从这个sheet里获取数据即可。
然后添加上保护和密码,确保原始数据是不可以随意修改的。
总结
怎么样,这些技巧没有讲任何的函数公式,但是每一条都能勾起我们工作中的痛。
再来给大家总结一下,撒一把盐!
1- 多用在线文档
2- 添加表格说明
3- 添加截止日期
4- 定位具体表格
5- 添加字段说明
6- 使用数据验证
7- 公式少用数字
8- 不要动原始数据
9- 添加说明页
- 添加原始数据表
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