成功的项目经理有很多职责——召开会议、计划和日程安排、管理资源和预算以及分析报告等等。 在忙碌的一天，工作量会变得相当大。 为了自动化耗时的任务并运行庞大的专业团队，管理人员需要优秀的项目管理软件解决方案。
以8MSaaS PM为例，优秀的项目管理软件功能包括：
◇项目计划和调度
◇团队协作
◇文档
◇报告
◇资源管理
◇项目预算
◇计时计费和自动开票
1、项目规划和调度
8MSaaS PM的计划功能是一个很好的团队协作工具，它概述了你所有计划的项目任务，并使安排新活动非常容易。时间段视图概述了为每个团队成员预订了多少小时和任务，显示了计划外的时间段。
你将深入了解在项目的下一步中分配新任务的人。快速概览每个人的任务和计划外时间有助于设定切合实际的截止日期，并避免超额预订人员。每当需要优先处理紧急任务时，你可以将其他任务提前并为这些高优先级任务腾出空间。
2、团队协作
一个大型项目团队可能由数十或数百人组成，每个人都从事特定的任务并拥有不同领域的专业知识。通常，项目团队成员需要访问彼此的工作以补充自己的工作。 这意味着通过多种渠道建立有组织的快速沟通非常重要。
○信息共享
8MSaaS PM项目管理软件包括信息共享、共享日历和联系人列表的功能。 每个团队成员都可以将信息输入系统，其他人可以随时随地快速访问。
8MSaaS还允许将文件添加到项目以进行快速共享。选择你的项目软件时，请检查它们是否提供免费存储空间来上传你的文件和数据。
○团队沟通
8MSaaS PM在项目管理工具中构建了一个联络人应用程序。你可以随时使用系统进行轻松快速的团队沟通。
○团队仪表板
8MSaaS PM解决方案可使每个人都能创建团队仪表板。你可以向仪表板添加图形、图表、可视化指标和关键绩效指标 （KPI）。
团队仪表板可以作为项目 KPI 报告，是在会议期间使用的完美工具，向每个人展示你跟踪的指标，并将实际的实时结果与计划的时间表进行比较。
查看 KPI 可以快速了解团队是否正在实现目标，从而做出更明智的决策。 此外，你可以与团队成员共享图表，以便每个人都可以表达他们对如何提高项目绩效的想法。
○共享客户数据
如果你在代理机构工作，那么存储和管理你的客户数据非常重要。优秀的项目管理工具8MSaaS PM可帮助你做到这一点，并让你创建可以与其他团队成员共享的客户卡。
例如，输入客户的联系信息并将项目和发票链接到客户资料。之后，你可以按不同类别快速管理和组织你的客户，例如发票到期的公司、等待你的产品的人，甚至是值得信赖的合作伙伴。
3、文档
还在用 Excel 电子表格管理所有项目数据吗？ 你知道高达 88% 的电子表格包含错误吗？你需要项目管理工具替代Excel 的所有业务流程。
○可在一处访问所有数据
在一个地方访问所有项目信息不是很好吗？ 包括计划和完成的任务、过去和即将发生的日历事件、客户数据、项目资源、费用和发送给客户的账单。
○快速访问你的数据
将所有数据收集到一个全面的8MSaaS PM工具意味着你可以轻松地与你的团队共享它。只需通过几次点击即可访问，无需在多个电子表格之间切换来查找数据位。
在一个地方收集信息的另一个未被充分利用的好处是你将获得详细的报告。
4、报告
要成功管理你的项目，你需要了解需要快速解决的缺点和问题。 要全面了解你的项目进度，你至少需要两个功能——富有洞察力的报告和 KPI 仪表板。
○可定制的报告
优秀的项目管理软件包括报告工具，这些工具可以收集以前插入的项目数据，并支持创建可定制的报告。
例如，你可以获得有关项目预算、费用、已完成任务和团队成员绩效的报告。由于你已经为 PM 工具收集了大量数据集，因此你可以随时创建新报告，并选择你想要包含在图形或图表中的参数和信息类别。
报告使你能够快速了解项目的进展情况，你还会注意到表现最佳的项目团队。 如果图表上列出了负面趋势，你可以立即采取行动。
如果你知道问题的根本原因，则更容易解决问题。 你可以通过比较多个报告并与你的团队成员讨论来确定问题。
○项目 KPI 仪表盘
跟踪项目绩效的最快方法是创建一个项目仪表板，该仪表板可实时自动更新信息。包括重要指标，如计划和实际项目价值、进度差异和已完成任务的百分比。
为多个目的创建多个 KPI 报告：
——共享团队仪表板
——财务KPI报告
——项目绩效仪表盘
——项目经理仪表板
——项目管理报告
5、资源管理
这不仅仅是需要管理你的团队的时间，你可能需要一个工具来跟踪其他项目资源：例如，会议室和项目过程中使用的材料。
○安排你的项目资源
一个出色的项目管理工具，比如8MSaaS PM，包括资源管理功能，概述所有计划和计划的资源并计算它们的使用成本。这有助于避免过度分配和因缺乏资源而可能发生的冲突。
当资源被过度使用时，你会立即注意到，并可以决定是限制其使用还是为其开发制定新的指导方针。
作为项目经理，你可以管理资源并将其分配给特定任务，并确保每个人都有资源和工具来完成他们的任务。
6、项目预算
项目越大，需要记录和管理的费用就越多。对于有效的费用管理，Excel电子表格不是一个好选择。
○预算报告
你将需要一个项目管理工具来跟踪你的费用并提供快速而清晰的预算绩效报告。
8MSaaS PM的项目预算功能可为你提供有关项目费用、支出和总额的每周和每月报告。你还会注意到你的项目何时超出预算，也可以轻松导出你需要的所有数据。
○项目预算仪表板
在8MSaaS PM创建财务报告仪表板并添加多个 KPI，可以反映你的项目进度。
将图形和图表添加到你的仪表板以获取有关你的项目的实时更新。要与团队成员共享仪表板或预算报告，请设置访问权限，确保合适的人员接收数据。
7、计时计费和自动开票
在代理机构工作并与多个客户打交道时，你还需要该软件来启用时间计费和发票。你需要跟踪在任务上花费的时间，向用户添加小时费率并根据完成的工作编制发票。
○时间跟踪
使用时间跟踪软件记录在任务上花费的时间，并使用数据来自动化你的发票流程。
你可以找到带有集成时间跟踪工具的8MSaaS PM，以记录你的工作并将其链接到客户资料和项目。
○自动开票
虽然开具发票可能会占用你最好的时间，但有一种方法可以通过单击几下来编译和转发帐单。 你可以使用预先设计的 PDF 模板和自动为你发送发票的软件来实现。8MSaaS PM可以为到期发票设置电子邮件提醒，并进一步减轻你的工作量。
使用具有计时计费功能的项目管理软件每周最多可以节省 10 小时的项目经理时间。 尝试发票自动化以确定它节省了多少时间。
总结
以上就是成功运行项目团队需要的不可替代的项目管理软件功能。
你是在寻找满足你所有需求的单一工具，还是愿意为不同的活动使用多种工具？通常，一体化的项目管理工具具有更好的报告能力，并使你能够在一个地方访问所有项目数据。
作为新一代项目管理工具，全面的8MSaaS PM软件是一个动态的业务管理、项目计划、执行、协同与交付平台。它可与团队也使用的小型特定工具集成在一起，与企业实际业务交互实时互连，对提高工作效率和绩效，甚至对企业的长远发展都起到现实意义。联系我们免费申请产品演示。
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