学校档案管理系统在数字科技发展的助推下，已纷纷进驻各大院校，成为院校档案管理、档案查询、档案借阅、档案归还等档案必备利器。相较于传统的档案管理方式，系统上线之后，档案工作效率得到明显提升。
在档案工作效率提升提升之后，我们一直在思考，如何将档案的管理意识在学校当中普及开？如何确保学校档案收集的完整性？这一次，我们为学校档案管理提供了“档案管理机器人”加持服务。
01档案管理机器人，您的100个档案收集小分身
以我们曾经服务过的哈尔滨师范大学为例。哈尔滨示范大学在哈尔滨市一共有3个校区，26个学院（部）、82个本科专业、1700余名专任教师。如何在校内档案管理平台上统筹协调档案管理工作，哈师大选择的是“无限用户版本 双平台”管理的方式，系统上线之后，所有有需要的教职工人员，乃至社会各界人士，都可以通过这样一套体系，协助档案管理、共享档案价值。
在档案收集方面，虽说无限版本档案管理系统的管理工作者，可以授予大量人员档案上传权限，以便教职员工将文件资料电子化，从而将之转化为档案资料进行保存。但现实的情况是，并不是每个人都有档案上传的条件，所以多多少少还是存在档案收集不全面的情况。
如何将档案管理融入教职工的日常工作？我们的做法是借助档案管理机器人，构建每一个学院、每一个专业的档案上传工作台，将无形的档案工作进行有形的展现。
档案管理机器人可以有100个小分身，分布在学校的各个角落，这相当于将档案管理要求的标语贴在了公司的各个角落，在提高档案管理意识的同时，也减轻了档案收集工作的行动成本，走两步就能遇到档案上传的工作台，档案收集的速度更及时。
02 双层PDF扫描，档案检索质量全把控
在档案管理系统当中，要实现档案的高效检索，扫描文件最好为双层PDF文件。双层PDF是一种特殊的文件格式，它将两个PDF文件合并在一起，形成一个单独的PDF文件。
双层PDF文件包含两个层，其中一个层是正文信息，另一层是正文信息，另一层是注释信息。这个问题信息包含PDF文档的主要内容，例如文字、图片和图表等；注释信息层则包含PDF文档的注释和批注，例如注释、标记、高亮、划线等。
双层PDF将正文信息和注释信息分开存储，可以为OCR检索提供更好的条件和准确性。
双层PDF中的正文信息层包含了PDF文档的主要内容，包括文字、图片和图表等，而这些信息是可以被OCR技术识别和检索的。通过对正文信息层进行OCR处理，可以将PDF文档中的文字内容转化为可检索的文本信息，从而方便用户快速检索和查找PDF文档中的信息。
另外，双层PDF的注释信息层也可以为OCR检索提供帮助。注释信息层中包含PDF文档的注释和批注等信息，这些信息也可以被OCR技术识别和检索。通过对注释信息层进行OCR处理，可以将PDF文档中的注释和批注转化为可检索的文本信息，从而方便用户查找和管理PDF文档中的注释和批注。
目前，大家可以用的扫描方式其实比较多，手机就是最简单的一种，大多数人会选择用手机进行扫描，但手机扫描的文件达不到专业扫描仪的效果，可能会影响后续档案检索的质量，因此为确保档案检索效果，我们全面上线档案管理机器人，用更专业的方式，串联各个档案上传的端口。
03 扫描即上传，两步并做一步，指定路径更高效！
会博通档案管理机器人，为学校档案管理工作者提供了一种更高效的档案管理方式：直接将扫描和上传两个步骤合并为了一个步骤。当老师们需要上传档案的时候，只需要直接对档案进行扫描就可以将档案存入档案管理系统的制定路径当中。系统管理员可以为不同的上传账号指定上传路径，以确保档案上传规范。
档案管理机器人可以说是学校档案数字化强有力的助手，它可以快速帮助档案工作者随时上传档案，对档案进行规范化保存和管理。
在学校里面，基于法律原因或规章制度的规定，留存有大量的实体文件，比如学生的毕业证书、学位证书，教师的聘任合同、任职文件，学校的章程、规章制度等，使用档案管理机器人，可以随时随地快速将档案进行数字化处理。
在已有档案管理系统的情况下，想要进一步提升档案管理的效率，档案数字化机器人当是不二之选！会博通档案管理机器人，已经在各大平台上线，各位学校档案管理系统的新老用户可以通过平台或直接联系我们进行咨询布设！
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