文档资料管理方案及措施详解
一、资料目标设计
1.在工程开工前，总承包单位和分包单位根据各自承担施工任务的范围、施工图纸、施工组织设计或施工方案编写施工资料目标设计。
2.施工资料目标设计是施工资料全过程管理的指导性、实施性文件。它从施工资料形成的对象、依据出发，使各级施工资料管理人员明确各自的工作职责，使施工资料管理工作变得条理清晰，从而达到实现资料管理预控的目的。
3.施工资料目标设计的内容包括：编制依据、工程概况、岗位职责、管理措施、目录结构、表格流程、工程量与物资数量分析、质量要求等。
4.审批与交底
资料目标设计编制完成后，要向上一级主管部门或主管领导报审,审批合格后，技术负责人或编制责任人向相关部室、分包单位做资料目标设计交底。
5.实施与纠偏
在施工过程中，资料按照目标设计理出的脉络形成，并要经常与之进行对照，发现与目标设计差别大的情况，要分析原因，找出问题所在。是属于目标设计中考虑不周的，要对目标设计及时调整，调整后要重新报审、交底；属于资料整理问题的，要立即改正，预防今后类似情况发生。
二、资料的形成
（一）形成过程
1.资料收集
1.1工程资料应尽量收集原件，若为复印件时，必须注明抄件人姓名、抄件时间、原件存放处并盖存放单位公章。
1.2资料的收集要与工程同步，既不能提前，以杜绝“假”资料的发生；也不能滞后，以避免工作出现遗漏。
1.3资料员在收集资料时，要审核资料填写日期、内容、签字等是否符合要求，对不合格的资料有权退回。
2.资料整理
2.1工程资料按不同类别、不同项目划分以时间先后顺序整理、组卷。
2.2任何单位和个人不得以任何理由对施工资料进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁，对不加以妥善保管造成资料丢失的行为，要依据有关规定追究责任。
2.3资料形成单位应根据工程进度定期对整理后的资料进行自查。自查活动由技术负责人负责，由资料员组织相关人员参加，达到对资料中出现的问题及时发现、及时整改的效果。并将自查结果报总承包单位技术部。
2.4资料管理人员在整理资料的同时，要建立起资料管理台帐（包括收发文登记、试验、测量、计量器具检定、物资进场等），以方便查找和统计。
（二）形成环节中的交圈
包括日期交圈、不同项目资料内容交圈、部位交圈、责任人员交圈、土建专业与其它专业交圈、施工资料与其它资料交圈、资料与现场实际情况交圈、资料内容与目录交圈。
（三）内容要求
1.规范性
1.1各类施工资料中的工程名称、施工部位、施工单位按总承包单位统一规定名称填写。
1.2施工资料编号执行《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）中的规定。
1.3施工资料封面、目录、装具使用统一规格、形式。
1.4纸质载体资料使用复印纸，资料正文用70g纸，封面使用120g纸，目录使用80g纸。纸张大小为A4规格，大于此幅面的要折叠，小于此幅面的要用衬纸托裱。
1.5资料内容打印输出，打印效果要清晰。手写部分使用黑色钢笔或签字笔，不能使用铅笔、圆珠笔或其它颜色的笔。
1.6纸质载体上的签字使用手写签字，不允许盖图章或打印。签字者必须是责任人本人，不能由他人替代。签字要求工整、易认，不得使用艺术签字。
2.真实性
资料填写内容要求完整、准确、及时、无漏项和未尽事项，能够真实地反映工程施工情况。
3.针对性
资料内容除要使用规范化语言外，还要就工程实际情况而写，使其具有较高的可操作性和针对性，避免千篇一律，内容空泛。
4.保密性
4.1技术文件、图纸需存放在专用档案柜内，由专人负责。
4.2技术文件、图纸除施工中使用外，任何人不得私自借阅散发给无关的单位和个人。
4.3技术文件、图纸作废后，应加盖作废章，并返回发放单位统一封存。
4.4施组、方案、设计交底、变更洽商等在未经过有关部门允许情况下，不得拷贝。
三、施工资料验收与移交
每月对分包单位的施工资料进行检查，检查内容包括：与工程进度的同步性、资料间的交圈、项目填写是否准确、签字是否齐全等。一旦发现不合格资料告知原因，责令重做。对问题严重且不改正的单位，根据相关规定予以处罚。
定期、其他分包单位在承担的一个分项/分部（子分部）工程完工后，技术负责人对本单位形成的施工资料进行审查，在规定时间内组卷装订，经验收合格后，交总承包单位技术部一份保存。
承包人在竣工时要提交给发包人准确的、重新绘制的实际竣工记录图。在承包人提交上诉文件给发包人及有关政府部门及单位，并使其满意后，工程结算方会进行。
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