无论是对公章,还是公司其他的印章,在企业用人工方式管理的情况下,通常有两个现象,一是拿到章就能盖,二是不能准确知道印章都盖过什么文件。
1,除了公章、合同章,公司刻制的其他印章,如采购章、项目部章等,都具有法律效力、代表公司、签署合同有效。但这些印章通常不由公司总部专人保管,而由各部门自行保管,没有得到与公章一致的重视程度,也难以监管。
2,公章或其它公司印章,一旦借出、外带、出差,离开管理视线,盖章内容无从知晓。如果持章人违规使用、公章私盖,所盖合同有效。公司难以及时发现,更需要承担相应责任。
3,分子公司、项目部印章,如果放在总部集中管理,沟通成本极高。通常公司会将这些印章留在当地保管和使用,就无法监管使用情况。
章管家把传统实体印章装入智能硬件,变为可在线实时管控的智能印章,首先解决拿到章就能盖的问题。必须审批通过,才能使用章管家进行智能用印,自动盖章,无需人手操作。
章管家用印过程中实时监控,让企业对印章了如指掌,随时可查阅盖章人、时间、地点、次数和文件影像。无论印章是在总部使用、外带,还是在分子公司、项目部,在章管家管理平台,能同步看到每一枚印章的用印轨迹。
另外,当重要合同需管理人员实时审核时,即可使用章管家远程盖章功能。管理人员实时审核盖章内容,远程操作印章进行盖章。相当于管理人员“亲临现场”进行盖章。
传统的盖章是,想盖章的人拿到章,直接就能盖。章管家常规的智能用印是,想盖章的人通过线上申请、审批,得到许可,使用APP操作智能印章自动落印。
而远程盖章则在盖章现场,由申请人实时拍下盖章文件内容,线上由管理者审核后确认盖章,智能印章才自动盖章,途中不得进行任何移动。如果现场申请人抽动文件、挪动智能印章,盖章流程立即停止并发出警告,并同步推送提醒给相关管理人员。
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