项目进度管理七大过程包括规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制订进度计划、控制进度。
鉴于内容比较多,先梳理前三个过程,后四个过程明天分享。
项目进度管理前三大过程
6.2.1 规划进度管理
【定义】规划项目进度管理是为实施项目进度管理制定政策、程序,并形成文档化的项目进度管理计划的过程。
【主要作用】为整个项目过程中管理、执行和控制项目进度提供指南和方向。
1、四大输入:项目管理计划、项目章程、组织过程资产、事业环境因素
(1)项目管理计划中用于制订进度管理计划的信息包括(但不限于):
①范围基准。范围基准包括项目范围说明书、WBS和WBS词典,可用于定义活动、持续时间估算和进度管理。
②其他信息。可依据项目管理计划中的其他信息制订进度计划,例如,与规划进度相关的成本、风险和沟通决策。
(2)项目章程中规定的总体里程碑进度计划和项目审批要求,都会影响项目的进度管理。
(3)会影响规划进度管理过程的八大组织过程资产包括(但不限于):可用的监督和报告工具;历史信息;进度控制工具;现有的、正式和非正式的、与进度控制有关的政策、程序和指南;模板;项目收尾指南;变更控制程序;风险控制程序(包括风险类别、概率定义与影响,以及概率和影响矩阵)。
(4)会影响规划进度管理过程的五大事业环境因素包括(但不限于):能影响进度管理的组织文化和结构;可能影响进度规划的资源可用性和技能;提供进度规划工具的项目管理软件,有利于设计管理进度的多种方案;发布的商业信息(如资源生产率),通常来自各种商业数据库;组织中的工作授权系统。
2、一大输出:项目进度管理计划
【定义】项目进度管理计划是项目管理计划的组成部分,为编制、监督和控制项目进度建立准则和明确活动,是制订项目管理计划过程的主要输入。
【进度管理计划的表现形式】根据项目需要,进度管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。
【项目进度管理计划九大内容】
(1)项目进度模型制定。需要规定用于制定项目进度模型的进度规划方法论和工具。
(2)准确度。需要规定活动持续时间估算的可接受区间,以及允许的应急储备数量。
(3)计量单位。需要规定每种资源的计量单位,例如,用于测量时间的人时数、人天数或周数;用于计量数量的米、升、吨、千米或立方米。
(4)组织程序链接。工作分解结构为进度管理计划提供了框架,保证了与估算及资源计划的协调一致。
(5)项目进度模型维护。需要规定在项目执行期间,将如何在进度模型中更新项目状态,记录项目进展。
(6)控制临界值。可能需要规定偏差临界值,用于监督进度绩效。它是在需要采取
某种措施前,允许出现的最大偏差。通常用偏离基准计划中的参数的某个百分数来表示。
(7)绩效测量规则。需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM)规则或其他测量规则。例如,进度管理计划可以规定:
①确定完成百分比的规则。
②用于考核进展和进度管理的控制账户。
③拟用的挣值测量技术,如基准、固定公式、完成百分比等。
④进度绩效测量指标,如进度偏差(SV)和进度绩效指数(SPI),用来评价偏离原始进度基准的程度。
(8)报告格式。需要规定各种进度报告的格式和编制频率。
(9)过程描述。对每个进度管理过程进行书面描述。
6.2.2 定义活动
第5章的创建WBS过程已经识别出WBS中最底层的可交付成果,即工作包。为了更好地规划项目,工作包通常还应进一步细分为更小的组成部分,即“活动”。
【什么是活动?】就是为完成工作包所需进行的工作,是实施项目时安排工作的最基本的工作单元。
【活动与工作包的关系】1对1或多对1,即有可能多个活动完成一个工作包。
【什么是定义活动过程?】就是识别和记录为完成项目可交付成果而需采取的所有活动。【定义活动的主要作用】将工作包分解为活动,作为对项目工作进行估算、进度规划、执行、监督和控制的基础。
1、四大输入:进度管理计划、范围基准、组织过程资产、事业环境因素
(1)项目进度管理计划中规定了管理项目工作所需的细致程度。
(2)在定义活动时,需明确考虑范围基准中的WBS、可交付成果、制约因素和假设条件。
(3)能够影响定义活动过程的四大组织过程资产包括(但不限于): 经验教训知识库,其中包含以往类似项目的活动清单等历史信息;标准化的流程;来自以往项目的、包含标准活动清单或部分活动清单的模板;现有的、正式和非正式的、与活动规划相关的政策、程序和指南。
(4)会影响定义活动过程的三大事业环境因素包括(但不限于): 组织文化和结构;商业数据库中发布的商业信息;项目管理信息系统(PMIS)
2、三大输出:活动清单、活动属性、里程碑清单
(1)活动清单是一份包含项目所需的全部活动的综合清单。活动清单还包括每个活动的标识及工作范围详述,使项目团队成员知道需要完成什么工作(工作内容、目标、结果、负责人和日期)。每个活动都应该有一个独特的名称。
(2)活动属性是活动清单中的活动描述的扩展。活动具有持续时间,活动需要在该持续时间内开展,而且还需要相应的资源和成本。
① 活动属性随时间演进。项目初始阶段,活动属性包括活动标识、WBS标识和活动标签或名称;在活动属性编制完成时,可能还包括活动编码、活动描述、紧前活动、紧后活动·逻辑关系、提前量与滞后量、资源需求、强制日期、制约因素和假设条件。
② 活动属性可用于分配执行工作的负责人,确定开展工作的地区或地点,编制开展活动的项目日历,以及明确活动类型,如支持型活动、独立型活动和依附型活动。
③ 活动属性还可用于编制进度计划。
④ 根据活动属性,可在报告中以各种方式对活动进行选择、排序和分类。
⑤ 活动属性的数量因应用领域而异。
(3)里程碑是项目中的重要时点或事件。里程碑清单列出了所有项目里程碑,并指明每个里程碑是强制性的(如合同要求的)还是选择性的(如根据历史信息确定的)。
里程碑清单为后期的项目控制提供了基础。
里程碑是项目生命周期中的一个时刻,里程碑的持续时间为零,里程碑既不消耗资源也不花费成本,通常是指一个主要可交付成果的完成。一个项目中应该有几个达到里程碑程度的关键事件。
里程碑清单显示了项目为达到最终目标而必须经过的条件或状态序列,描述了在每一阶段,要达到什么状态。一个好的里程碑最突出的特征是:达到此里程碑的标准毫无歧义。
【里程碑计划的编制方法】可以从最后一个里程碑即项目的终结点开始,反向进行:先确定最后一个里程碑,再依次逆向确定各个里程碑。对各个里程碑,应检查“界限是否明确?”“是否无异议?”“是否与其他里程碑内容不重叠?”和“是否符合因果规律?”。
在确定项目的里程碑时,可以使用“头脑风暴法”。
6.2.3 排列活动顺序
【定义】排列活动顺序是识别和记录项目活动之间的关系的过程。
【主要作用】定义工作之间的逻辑顺序,以便在既定的所有项目制约因素下获得最高的效率。
除了首尾两项活动之外,每项活动和每个里程碑都至少有一项紧前活动和一项紧后活动。项目团队可以按逻辑关系将活动排序来创建一个切实的项目进度计划。
【排序方法】可以由项目管理软件、手动或者自动化工具来完成。
1、六大输入:进度管理计划、活动清单、活动属性、里程碑清单、事业环境因素
(1)进度管理计划规定了用于项目的进度规划方法和工具,对活动排序具有指导作用。
(2)活动清单列出了项目所需的、待排序的全部活动。
(3)活动属性中可能描述了活动之间的必然顺序或确定的紧前紧后关系。
(4)里程碑清单中可能已经列出特定里程碑的实现日期,这可能影响活动排序的方式。
(5)会影响活动排序过程的四大事业环境因素包括(但不限于): 政府或行业标准;项目管理信息系统(PMIS);进度规划工具;公司的工作授权系统。
(6)项目范围说明书
2、两大输出:项目进度网络图、项目文件更新
(1)项目进度网络图是表示项目活动之间的逻辑关系(也叫依赖关系)的图形。
项目进度网络图可手工或借助项目管理软件来绘制。
绘制项目进度网络图的两种不同的方法:前导图法和箭线图法(后面会详细介绍)
进度网络图可包括项目的全部细节,也可只列出一项或多项概括性活动。
项目进度网络图应附有简要文字描述,说明活动排序所使用的基本方法。在文字描述中,还应该对任何异常的活动序列做详细说明。
(2)可能需要更新的四大项目文件包括(但不限于):活动清单;活动属性;里程碑清单;风险登记册。
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