合同归档管理制度
1.目的
为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。
3.职责
3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门；
3.2 总裁办是本制度执行的监督部门；
3.3 各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理（详见下表）
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合同类别 | 管理部门 | 备注 | |
原件 | 复印件及扫描件 | ||
业务类 | 行政部 | 行政部、合同签订部门 | 合同最好一式三份以上，签订部门保留一份 |
技术类 | 行政部 | 行政部、技术部 | |
财务类 | 财务部 | 计划财务部、合同签订部门 | |
人事类 | 人力资源部 | —— | 分/子公司保留原件，集团人力资源部保留复印件 |
其他 | 行政部 | 合同签订部门 | 合同最好一式三份以上，签订部门保留一份 |
注：各类合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。 | |||
5.归档管理
5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；
5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档
归档管理；
5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部
必须统一保管一份复印件及扫描件。
6.借阅管理
6.1合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行
查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；
6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同
借阅申请单》）。
7.交接管理
7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；
7.2辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》
合同借阅申请单
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申请部门 | 申请人 | ||
借阅目的 | |||
借阅日期 | 归还日期 | ||
部门负责人 | 分管领导 | ||
注：1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单
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申请部门 | 申请人 | ||
借阅目的 | |||
借阅日期 | 归还日期 | ||
部门负责人 | 分管领导 | ||
注：1.此申请单由合同借出部门存档；
2.合同借阅归还后此单交还借阅人；
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
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