采购管理、合同管理专项审计方案及实施
原创：李玲玲 内审之友 2020-12-04
审计方案
一现状及背景
1.集团产业多元且关联性弱，集团及子公司2020年预算总成本约**万元，其中绝大部分支出都可以归类为采购支出，现阶段采购管理多为操作性采购，在集团及子公司层面均未有效执行采购管理制度、采购管理程序不规范，为了彻底梳理集团及各子公司采购管理现状，识别管控弱点和漏洞，以逐步规范采购管理，切实有效降低采购成本，杜绝腐败和舞弊事件的发生，特开展集团的采购专项审计。
2.集团及子公司对外行为的载体为合同，合同管理涉及众多环节，涉及诸多风险，包括法律风险、授权管理风险、资金支付风险等，因此识别合同管理主要风险，明确合同管理的关键控制，对集团发展而言也是必要的。
3.采购和合同管理的好坏，与成本控制和资金计划的准确性密切相关，采购管理和合同管理密不可分。
基于以上，风控管理中心审计部拟在集团范围内同时开展采购管理和合同管理专项审计，审计工作统一规划，分步实施。
二审计目的
1.梳理采购管理现状、架构、权责分配；
2.梳理合同管理现状、架构、权责分配；
3.识别采购管理、合同管理所涉及的风险，进行风险管理；
4.识别管控弱点及漏洞；
5.通过审计及整改，规范管理、防范风险、降低成本、减少腐败。
三输出成果
1.各公司审计小结（采购管理、合同管理）；
2.各公司采购、合同管理权限指引表（现状及需改进之处,附表）；
3.专项审计报告（集团整体层面）；
4.整改通知书；
5.整改方案（被审计单位提供，时间要求见“八、实施步骤”）。
四审计推动
1.管理制度的建立；
2.供应商数据库的建立；
3.实现归口管理、流程优化（包括审批流及表单）；
4.明确采购分类、规范采购方式；
5.明确合同类型、出台标准文本；
6.权限分配的优化、效率的提高；
7.明确与采购、合同有关投诉、举报事项受理机制；
8.促进集团与子公司风险库的建立与更新；
9.采购、合同信息化管理（视公司发展需要）。
具体实施方案
五审计对象及范围
1.公司1、公司2、公司3、公司4、公司5、集团相关部门；
2.2019年度采购事项、2019年度签订的合同。
六审计期间
2019年度，可根据情况适当向前追溯、向后延伸。
七审计方式
除公司5采用报送审计方式以外，其余公司就地审计。
八实施步骤
准备阶段
1.了解各公司财务状况（包括财务系统采集各公司科目余额表等）；
2.结合财务数据，锁定重点业务发生区域，确定审计样本及数量抽取原则（同时结合合同台账）；
3.对近年来举报事项、审计事项涉及采购、合同管理部分信息收集、内部分析；
4.审计通知拟定及送达。
资料收集阶段
1.各公司采购制度、合同管理制度；
2.各公司2019年度预算及经营计划；
3.各公司采购、合同管理的管理架构、权责分配，及与采购、合同付款对应的权责体系；
4.了解采购业务流程、采购审批流程、签订合同权限；
5.采购招标文件、评标资料等过程管理资料；
6.采购合同、协议及台账（包含于第11项）；
7.供应商管理台账；
8.存货、耗材、物资等盘点资料；
9.债权债务余额明细；
10.采购管理、合同管理各环节涉及的表单及文件资料（包括采购审批资料、市场询价资料、采购验收资料）；
11.2019年合同台账、用印登记、合同文本或复印件；
12.会议审批的采购事项、合同事项的会议记录、会议纪要；
13.合同准备阶段、签署阶段、履行阶段、归档阶段相关资料；
14.财务明细账、会计凭证（可根据实际情况抽看）；
15.其他根据实际管理情况需要查看的资料。
实施阶段
1.开展顺序
（1）国内公司先行开展，按照*、*的顺序；
（2）海外公司按照*、*、*的顺序依次开展。
2.审计组成员
（1）审计组组长：总裁（代管）
（2）现场审计负责人：部门经理
（3）审计组成员：部门成员
3.实施计划及进度安排
（1）公司1：*月*日-*月*日，共*个工作日；
（2）公司2：*月*日-*月*日，共*个工作日；
（3）公司3：*月*日-*月*日，共*个工作日；
（4）公司4：*月*日-*月*日，共*个工作日；
（5）公司5：*月*日-*月*日，共*个工作日。
4.关注重点、样本及数量抽取原则
（1）采购管理
1）梳理采购类型、采购方式、全年采购金额、所占比例（整体分析）；
2）宏观了解被审计单位行业地位、规模、是否具备议价权，采购价格是否处于合理区间；
3）梳理供应商清单，宏观了解供应商的情况，行业地位，客户份额等；
4）根据各类型占比情况，确定样本数量，抽取对应合同，付款记录；
5）小额、频率高的可集中一个月的数据，验证普遍规律，其余月份抽查，关注无合同/协议采购情况（后期出台采购管理制度的一个参考）；
6）常规管理和特殊管理都要兼顾，目的是验证内控设计的健全性、有效性（日常采购、应急采购）；
7）关注环节，包括供应商选择与合同签订环节、合同执行环节、货物验收与付款环节（涉及风险点、审计程序具体沟通）；
8）采购合同管理参照下面合同管理执行。
（2）合同管理
1）梳理合同类型、金额、所占比例（宏观分析）；
2）查看各类型、各项采购合同文本一致性、审核过程；
3）合同签署的权限、关注授权管理情况（法律风险）；
4）合同履行过程，是否有跟进，对于变更、转让、终止、解除等流程是否设计有效（与资金预算的准确性相关度很大）；
5）合同执行情况的评价与检查。
5.编写底稿
根据底稿模板及附件要求进行底稿编写。
6.审计小结
每家公司审计实施阶段完成后，形成审计小结（包含在计划时间内）。
7.审计沟通
审计小结完成后，送达被审计单位，并与管理层进行沟通。
8.编写专项审计报告
所有审计任务实施完成后，5个工作日内出具2份专项审计报告。
9.发送整改通知
审计报告审批通过后，5个工作日内向存在问题的单位发送整改通知书。
10.收集整改方案
整改通知发送后，被审计单位5个工作日内提供整改方案，审计人员视情况进行跟踪整改落实情况。
九资源配置
1.必要的查询、查阅、问询权限；
2.财务系统或相关管理系统登录权限、需要的数据导出权限；
3.办公设备。
十需要的支持
1.被审计单位需指定专人配合，并对资料提供速度、质量作出承诺；
2.被审计单位提供必要的审计人员办公场所；
3.被审计单位人员应配合审计访谈、调阅相关资料；
4.必要时，请领导和其他职能部门提供支持；
5.希望审计通知集团内统一发布，以公告形式，引起重视，同时海外公司可提前梳理、准备资料，便于加快后续审计进度。
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