档案管理工作指引
为了规范档案管理工作，提高档案管理效率，公司制定以下档案管理工作指引：
一、档案管理范围
公司档案管理范围包括员工档案、供应商档案、客户档案、合同档案等。
二、档案收集
1.员工档案：员工入职时需要填写个人档案，并在入职一个月内由人力资源部门进行收集。
2.供应商档案：供应商在入职时需要填写个人档案，并在入职一个月内由采购部门进行收集。
3.客户档案：客户在下单时需要填写个人档案，并在下单后的一个月内由销售部门进行收集。
4.合同档案：合同在签署时需要填写个人档案，并在签署后的一个月内由合同管理部门进行收集。
三、档案整理
1.员工档案：在收集完成后，由人力资源部门进行整理，并归档至公司档案室。
2.供应商档案：在收集完成后，由采购部门进行整理，并归档至公司档案室。
3.客户档案：在收集完成后，由销售部门进行整理，并归档至公司档案室。
4.合同档案：在收集完成后，由合同管理部门进行整理，并归档至公司档案室。
5.其他档案：根据公司需要，由相关管理部门进行整理，并归档至公司档案室。
四、档案存储
1.员工档案：存储在公司的档案室，实行定期备份。
2.供应商档案：存储在公司的档案室，实行定期备份。
3.客户档案：存储在公司的档案室，实行定期备份。
4.合同档案：存储在公司的档案室，实行定期备份。
5.其他档案：根据公司需要，由相关管理部门进行定期备份。
六、档案查询
1.员工档案：由人力资源部门提供员工档案查询服务。
2.供应商档案：由采购部门提供供应商档案查询服务。
3.客户档案：由销售部门提供客户档案查询服务。
4.合同档案：由合同管理部门提供合同档案查询服务。
5.其他档案：根据公司需要，由相关管理部门提供档案查询服务。
七、档案管理安全
1.公司对档案管理实行严格的安全防护措施，确保档案的安全。
2.员工在处理档案时，应当遵守保密原则，不得将档案泄露给第三方。
3.公司在处理档案时，应当遵守相关法律法规，确保档案的真实性和完整性。
以上为公司档案管理工作指引，望全体员工遵守。
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